De Basisregistratie Personen (BRP) bevat persoonsgegevens van alle inwoners van Nederland. Het systeem bevat gegevens zoals uw naam, adres, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN), nationaliteit en burgerlijke staat. Belangrijk voor de verklaring van erfrecht en ons onderzoek, er staat in ook wanneer iemand is overleden. De overlijdensakte is ingeschreven in het BRP.
De notarissen gebruiken gegevens uit de BRP om bijvoorbeeld de erfgenamen vast te stellen. De notaris heeft online toegang tot het bevolkingsregister. De software van de notaris kan rechtstreeks gegevens overnemen uit het BRP. Het is daarom niet nodig om bepaalde gegevens zelf aan te leveren, zoals de eerder genoemde akte van overlijden. Het systeem is heel betrouwbaar voor recente gegevens en veel minder voor oude, denk aan voor 1960. Dat komt omdat gegevens bij de start met de hand zijn ingevoerd, waarbij natuurlijk fouten zijn gemaakt. Ook is er geen sluitende controle op gegevens als iemand vanuit het buitenland naar Nederland komt. Om die reden kan de notaris soms niet voor 100% op de gegevens vertrouwen. In dat geval is er aanvullend onderzoek nodig, soms zelfs in de archieven van de gemeente.
Koppeling BRP
Het BRP is in beheer bij de gemeente. Een aantal overheidsinstanties ontvangt meldingen als er iets is gewijzigd in het bevolkingsregister, zoals de organisatie die de AOW uitvoert en de Belastingdienst. Bij een overlijden krijgen deze een bericht dat iemand is overleden. Vaak gaat het niet verder dan deze melding, dus de betreffende organisatie weet dan nog niet wie de erfgenamen zijn.